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Sind alle Zimmer bezugsfertig?
Wie finden 111 Gäste Platz in einem Speisesaal mit 70 Stühlen?
Wünscht die Gruppe Kaffee im Tagungsraum?
Wer sorgt dafür, dass Scherben verschwinden, und wie findet der Handtuchhaken zurück an die Wand?
All diese Fragen laufen an einem Ort zusammen: an der Rezeption. Von hier aus werden die zuständigen Bereiche informiert und Lösungen organisiert.
Hinter dem Empfangsbereich im Internationalen Tagungszentrum Karimu befindet sich das Backoffice. Dort arbeiten Sara Civitavecchia und Rebecca Wagener. Gemeinsam mit Katja Tempels kümmern sie sich telefonisch und persönlich um die Anliegen der Gäste.
Beim Rezeptionsteam bündelt sich alles: Einzelne Tagesgäste checken hier ein, ebenso ganze Gruppen, die für mehrere Übernachtungen anreisen. Der Alltag der Rezeptionistinnen ist geprägt von Buchungen, Rechnungen und vielen positiven Begegnungen. Gleichzeitig halten sie den engen Kontakt zu allen Bereichen des Tagungszentrums. So gelangen Wünsche und Probleme schnell dorthin, wo sie gelöst werden können: Housekeeping, Hausmeister, Küche und Bereitschaftsdienst.
Rebecca erinnert sich an einen besonders außergewöhnlichen Tag:
„Einmal haben mehr als 100 Gäste gleichzeitig eingecheckt – und ich war allein an der Rezeption. Normalerweise kommen die Gäste nach und nach, aber an diesem Tag stand plötzlich eine große Gruppe in der Lobby. Das macht mir keinen Stress, das gehört zu unserem Job. Dann erklären wir den Gästen freundlich, dass wir alle nacheinander bedienen, und bitten sie, es sich in der Zwischenzeit zum Beispiel in der Cafeteria gemütlich zu machen.“
Zuvor arbeitete Rebecca als Filialleitung in einem Discounter:
„Dort waren die Minuten durchgetaktet. Hier ist das Arbeiten ganz anders – es gibt Herausforderungen, aber keinen Stress.“
Auch Sara empfindet ihre Arbeit als anspruchsvoll, aber nicht belastend:
„Echten Stress kenne ich aus meiner früheren Arbeit als MFA in einer Klinik. Dort waren von morgens bis abends dauerhaft Patienten da, die untersucht werden mussten. An manchen Tagen konnte man kaum durchatmen. Das ist hier alles anders.“
Katja freut sich besonders über die Einführung der neuen Software: „Das alte System hat oft Probleme gemacht, was sehr belastend war. Was ich besonders hier an meinem Job mag, sind die tollen Begegnungen mit den Menschen.“
Das Rezeptionsteam steht den Gästen montags bis freitags zwischen 7 und 19 Uhr sowie am Wochenende von 8 bis 12 Uhr für ihre Anliegen zur Verfügung.
Einzelgäste buchen häufig kurzfristig, insbesondere über Buchungsplattformen wie Booking.com oder Expedia. Außerhalb der Rezeptionszeiten steht nachts und an Wochenenden ein Bereitschaftsdienst für Notfälle zur Verfügung, etwa bei Problemen mit dem Zimmerzugang oder bei dringendem Hilfebedarf.
Dieser Einsatz zahlt sich aus: Viele Gruppen sind so zufrieden, dass innerhalb weniger Tage eine neue Buchungsanfrage für das folgende Jahr eingeht.
„Meine größte Freude ist es, wenn uns Gäste am Ende sagen, dass sie rundum zufrieden waren“, sagt Rebecca. „Dann weiß ich, dass alle Bereiche gut zusammengearbeitet haben.“
Sara erzählt von einer Begegnung, die ihr besonders in Erinnerung geblieben ist:
„Ein Gast hatte in der Region mehrere Bewerbungsgespräche. Er hat uns erzählt, dass er bei uns so ruhig und erholsam geschlafen hat, dass er morgens entspannt in seine Termine gehen konnte. Inzwischen ist er in der Probezeit und übernachtet weiterhin die ganze Woche hier, bis er nach Ende der Probezeit den Umzug ins Siegerland mit seiner Familie planen kann.“